ההון האנושי הוא המשאב היקר ביותר לכל עסק, חברה וארגון, ולכן, קיימת חשיבות רבה לניהול נכון ויעיל של צוות העובדים. כיום, באמצעות הטכנולוגיה העומדת לרשות כל ארגון, חברה או בית עסק, ניתן לייעל את אופן ניהול העובדים באמצעות מערכות ממוחשבות שונות.
מספר מילים על חשיבות ניהול העובדים בארגון
ניהול עובדים חייב להיעשות בהתאם להגדרות התפקיד והמשימות התעסוקתיות של כל עובד/ת, כאשר הגדרת התפקיד עצמו מהווה חלק בלתי נפרד מכל תהליך ניהול נכון של צוות העובדים. ברגע בו עובד מסוים יודע מה היא הגדרת התפקיד שלו ומה הן המשימות להן הוא נדרש, הוא יוכל לגשת לעבודה באופן מסודר ויעיל יותר ובתוך כך ליישם את עבודתו על הצד הטוב ביותר. ניהול עובדים מודרני מצריך האצלת סמכויות ומתן יכולות מחשבה חופשית לכל עובד/ת על מנת למלא את משימותיו על הצד הטוב ביותר, כאשר פיזור והאצלת סמכויות בין צוות העובדים נמצא כאחד מאמצעי הניהול הפרקטיים ביותר בעידן המודרני.
ניהול עובדים הנדרשים לריבוי משימות
בלא מעט מקרים, העובדים נדרשים לריבוי משימות במהלך כל יום עבודה, כאשר בחלק מהחברות, הארגונים והעסקים הגדולים, צוות העובדים נדרש לטפל במספר פרויקטים במקביל, כאשר לכל פרויקט מוגדרות משימות שונות בהן העובדים נדרשים לטפל בו זמנית. במקרים אלו, קיימת חשיבות רבה לשימוש יומיומי במערכות ניהול עובדים באמצעותן ניתן לייעל את העבודה השוטפת ולבצע מעקב ובקרה אחר אופן מילוי המשימות.
מערכת ניהול עובדים – כל היתרונות
הטמעה של מערכת לניהול עובדים בבית העסק, החברה או הארגון, תאפשר גם לכם ליהנות מהיתרונות המרכזיים הבאים:
- ייעול תהליכי העבודה תוך הוזלה מתמדת של עלויות העבודה השוטפת
- מערכת נוכחות עובדים מובנית המאפשרת לכם לבצע מעקב אחר שעות הנוכחות וכפועל יוצא מכך לייעל את סידור העבודה ואת נושא תשלומי השכר
- אוטומציה של תהליכי עבודה המייתרת בחלק מהמקרים משימות עבודה משניות בעיקר בצד האדמיניסטרטיבי
- סנכרון מדויק של משימות ומטלות תעסוקתיות יומיומיות בהתאם להגדרת התקפיד וסוגי המשימות המוטלות על העובדים השונים
- מעקב וניתוח מתמיד של תפוקת העובד
מעבר לכך, מערכות לניהול עובדים מייצרות תקשורת בונה ונכונה בין העובדים וצוות ההנהלה באמצעות כלי ניהול שונים שנועדו לצורך כך.
מערכות לניהול עובדים – תכונות עיקריות
כל מערכת לניהול עובדים מאפשרת לכם ליהנות ממגוון רחב של פתרונות ניהול באמצעות תכונות עיקריות כגון:
- איסוף וניתוח של נתוני העובד בהתאם לשעות העבודה ותפוקת העבודה על פי הגדרת המשימות היומיות ואופן השלמתן בתוך יום העבודה
- הקמת בסיס נתונים המייעל את תהליכי העבודה האוטומטיים
- ניהול משימות יומי באמצעות מערכות הודעות פרואקטיבית המניעה את העובד לפעולה
- מערכת התראות לגבי סיכונים פוטנציאליים באופן יישום המשימות ונושאים אחרים הדורשים טיפול מצד העובדים
- מגוון רחב של פתרונות ניהול עובדים באמצעות מחולל דוחות ותצוגות דיווח
- גישה על פי רמת הרשאה בהתאם לסיווג הנדרש של כל עובד/ת
- התממשקות מערכות ארגוניות נוספות.
ניהול נכון באמצעות מערכת נוכחות עובדים
כל מערכת נוכחות עובדים מתקדמת מסוגה, תאפשר גם לכם להסתייע במגוון כלי ניהול בדרך לניהול נכון של צוות העובדים, כאשר בין יתר התכונות העיקריות של מערכות הנוכחות המתקדמות מסוגן תוכלו למצוא:
- ניהול נוכחות העובדים לצורך חישובי שכר
- ניהול היעדרויות לצורך חישובי שכר וכדומה
- סידור עבודה לצרכי שיבוץ עובדים
- תמחיר משימות תעסוקתיות לצורך מעקב אחר עלויות העבודה
ותכונות נוספות בהן תוכלו לעשות שימוש לצורך ניהול עובדים בעידן המודרני.
מערכות לניהול עובדים בענן
עד לפני מספר שנים, מערכות לניהול עובדים היו נחלתן של החברות והארגונים הגדולים בהם מועסקים מספר גדול יחסית של עובדים. עם התפתחות הטכנולוגיה בענן, יותר ויותר עסקים קטנים ובינוניים, נהנים מהיתרונות השונים הנלווים לניהול עובדים באמצעות כלי ניהול מתקדמים מסוגם. מערכות לניהול עובדים בענן, חוסכות עבורכם עלויות גבוהות לצורך הטמעתן מערכות המחשוב של בית העסק, ובתוך כך, הן גם מייעלות עבורכן את העבודה השוטפת וגם מאפשרות לכם ליהנות מהפוטנציאל להגדלת הרווחיות.
באמצעות מערכת Boss תוכלו ליהנות ממגוון רחב של מערכות לניהול עסק, ביניהן, מערכת ERP לניהול תהליכי עבודה ומשימות מורכבות.
למידע נוסף על המערכת אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר עוד היום.
מידע נוסף בנושא מערכת לניהול עובדים
בכל ארגון, קטן כגדול, קיימת אמת אחת שאי אפשר להתעלם ממנה: המשאב האנושי הוא הנכס החשוב ביותר. עובדים מרוצים, מסודרים ומעורבים הם אלו שמניעים את העסק קדימה, והדרך לנהל אותם ביעילות – מתחילה בבחירה במערכת ניהול עובדים חכמה, פשוטה ומדויקת.
מהי בעצם מערכת לניהול עובדים?
מערכת לניהול עובדים (HRMS – Human Resource Management System) היא תוכנה מתקדמת שמרכזת את כל תהליכי המשאב האנושי במקום אחד: מניהול מידע אישי ודיווחי נוכחות, דרך בקשות חופשה, ניהול שכר ובונוסים, ועד גיוס, הערכת ביצועים ולמידה ארגונית. מדובר בפתרון מקיף שחוסך זמן, מונע טעויות, משפר את חווית העובד ומאפשר למנהלים לקבל החלטות מבוססות דאטה – בזמן אמת.
למה זה קריטי דווקא עכשיו?
בשוק עבודה תחרותי, שבו עובדים מחפשים לא רק שכר אלא גם סביבת עבודה מתקדמת, כלים דיגיטליים ושקיפות – מערכת ניהול עובדים אינה מותרות אלא חובה תפעולית ואסטרטגית.
המעבר לעבודה היברידית, ההתמקדות ברווחת העובד, והצורך בשמירה על חוקי העבודה באופן מדויק – כל אלה הפכו את המערכות האלו לכלי הכרחי בארגז הכלים של כל מנהל משאבי אנוש, סמנכ"ל תפעול או מנכ"ל.
מה כוללת מערכת ניהול עובדים איכותית?
- ניהול נתוני עובדים – פרטי קשר, חוזי העסקה, היסטוריית שכר, קבצים רפואיים, סיווגים ועוד – הכל בממשק אחד מאובטח.
- ניהול נוכחות ושעות עבודה – שילוב עם שעוני נוכחות ביומטריים או אפליקציות מובייל. העובדים מדווחים בקלות, המערכת מחשבת שעות נוספות, חופשות ומחלה, ושולחת מידע ישירות למערכת השכר.
- ניהול תהליכי גיוס ואונבורדינג – פרסום משרות, קליטת מועמדים, קביעת ראיונות, קליטת עובד חדש בלחיצת כפתור – כולל שליחת חוזה, טפסים והדרכות.
- דוחות, אנליטיקה ודשבורדים – כמה עובדים התפטרו החודש? מה עלות השכר הממוצעת? אילו מחלקות עומדות ביעדים? כל הנתונים זמינים בלחיצת כפתור.
- הערכת עובדים ומשובים – ניהול שיחות תקופתיות, משובי עובדים אנונימיים, בניית תוכניות התפתחות אישית.
- ניהול הדרכות וקורסים (LMS) – מערכת מובנית ללמידה ארגונית, הכוללת מעקב אחר השתתפות והסמכות.
- אוטומציה של תהליכים – לדוגמה: עובד מגיש בקשת חופשה – המערכת בודקת יתרה, שולחת לאישור אוטומטי, ומעדכנת את הדו"ח.
- אפליקציית מובייל לעובדים ומנהלים – כל הדיווחים, האישורים, התלושים והעדכונים – בכף היד.
לסיכום
מערכת לניהול עובדים היא לא רק פתרון טכני – היא שותפה אסטרטגית לצמיחה של העסק שלך. בעולם שבו העובדים מצפים לסטנדרט גבוה יותר, והמנהלים זקוקים לשליטה ובקרה מדויקת, הבחירה במערכת איכותית, חכמה וקלה לשימוש היא ההשקעה המשתלמת ביותר שתעשה השנה.
אם אתה רוצה להפוך את ניהול העובדים שלך למדויק, מקצועי וחכם יותר – זה הרגע להרים את הכפפה.
